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외무직 공무원에는 대사관 직원과 영사관 직원이 모두 포함되는데 그들은 외국에서 본국 정부의 권익을 대표하고 외교정책을 수립하는 데 필요한 정보를 제공하는 업무에 종사한다(외교). 여러 나라의 외무직 편성에는 뚜렷한 유사성이 있는데, 그것은 외교기능과 영사기능이 일반적으로 국내나 국외에 설치된 단일 기관에 의해 수행되며, 양자 사이에는 상호 호환성이 있기 때문이다.

두 기능이 상호 중복되기 시작한 것은 1880년 프랑스를 필두로 유럽의 많은 국가들이 영사업무의 위신이나 의례가 비록 대사업무에 비해 덜 엄격하다 하더라도 그 기능은 외교 업무로부터 완전히 분리될 수 없다는 사실을 깨닫고부터였다.

초기의 외교관들은 왕족이나 귀족 출신이었으며 군주의 개인적 대리인으로 활동했다.

통치권이 군주가 아닌 정부기관들에 귀속됨으로써 이제 외교관은 집권정부의 대표가 되었다. 외교관은 오랫동안 주로 부유한 지배계급과 귀족계급에서 배출되었다. 예를 들어 제1차 세계대전 이전까지만 해도 영국의 외무직 지원자들은 독립된 수입원이 있다는 것을 증명해야만 했다. 미국에서는 귀족이나 지배계급이 없었음에도 불구하고 한동안 부와 정치적 연줄이 외교관의 중요한 선결조건이 되었는데, 그 이유는 외교관의 봉급과 대표(접대) 수당이 매우 적었기 때문이었다.

프랑스의 경우 외무직은 제3공화국에서는 대부분 부유한 중상류계급의 시민층과 재산을 보유하고 있던 귀족계급이 차지했다. 제정 독일과 러시아에서는 귀족과 육·해군의 고위급 예비역 장교들이 외무직을 배타적으로 독점하는 경향을 보여주었다. 1871년 영국은 최초로 외무직 공무원 공채시험을 제도화했다. 20세기 들어 대다수의 국가들은 교육과 지적 능력을 외무직 공무원의 주요 선발기준으로 설정했다.

공채시험, 공과에 따른 승진제도, '승진되지 않으면 도태'라는 준엄한 절차를 통한 강제 정년퇴직제도가 널리 실시되고 있다. 한국의 경우 현대적 의미의 외무부가 발족된 것은 1948년 7월 '정부조직법'에 의해서이며, 외교관들은 공개경쟁채용시험에 의해 등용된다.

외무직 공무원들은 국제적인 규칙과 관행을 엄격히 준수해야 하는데 그러한 규칙과 관행은 오랫동안 확립되어온 것이며 국제관계의 업무를 수행하는 데 필수불가결한 것이다.

국제법과 국제 관례에 따라 대사관원·공사관원·영사관원 등 외국 공관원들과 그 가족들은 주재국 정부의 사법권에서 면제된다. 또한 공관 자체는 치외법권의 지역이기 때문에 그것은 법적으로 본국의 일부로 간주된다. 공관원과 그 가족은 민사 소송을 받지 않으며 증인으로 강제될 수 없고, 주재국에 납세의 의무를 지지 않는다.

그러나 그들의 공직이 개인적인 채무의 회피를 정당화하지는 않으며, 그들의 사유재산은 현지 지방자치법의 적용을 받는다. 현지의 법규에 따르지 않거나 그밖의 이유로 주재국의 정부가 용납할 수 없는 인물에 대해서 주재국 정부는 '받아들일 수 없다'(persona non grata)고 선언하고 그의 소환을 요청할 수 있으며, 그러한 요청에 상대국은 반드시 따라야 한다. 대사나 공관장의 신임장 제정은 국제적으로 인정된 절차에 따라 처리되지만, 대사와 그밖의 공무원 임명은 개별국가의 헌법 절차에 따라 이루어진다.